Gestion du temps et gestion du bruit

Par Stéphane Deslauriers

Nous sommes dans un monde bruyant. Un monde ou la concentration est difficile. Un monde nouveau où la vie en 140 caractères nous submerge. Pratiquement à chaque minute, notre cerveau est dans l’obligation de traiter une nouvelle information qui vient à lui. Les téléphones intelligents, les courriels qui entrent dans notre boite de réception, le téléphone qui sonne, le collègue qui passe devant nous avec un nouveau café. Les exemples sont nombreux. Ainsi, nous sommes constamment sollicités de toute part. Bien sûr, cette sollicitation fait de nous des gens aiguisés, informés, brillants même. Nous y sommes dans ce « Village Global » du sociologue Marshall McLuhan de la fin des années 60, avec ses forces et ses limites

Mais d’un autre côté, le traitement de ces sollicitations nécessite certainement un temps précieux. Mais lorsque le temps manque, que pouvons-nous faire? Est-ce que cette information est pertinente pour nous? Est-ce que nous traitons efficacement ces informations et toutes les tâches et demandes qui viennent à nous ? Sommes-nous optimal dans le traitement de celles-ci? J’ai quelques idées là-dessus que je veux vous partager.

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Comme vous le savez, nous avons la chance de travailler avec des gens extrêmement brillants, qui occupent des positions enviables dans la société, mais avec de lourdes responsabilités. Ces responsabilités apportent bien sûr leur lot de préoccupations. Et pour plusieurs, la principale préoccupation est de réussir à bien faire le boulot, tout en gardant un certain équilibre de vie.

Mais voilà, aujourd’hui, nous vivons dans une société bruyante. Les médias sociaux, la technologie, les téléphones intelligents, tous ces stimulus sont incroyablement nombreux. Nous sommes à l’époque de l’instantané, toute cette vie en temps réel, que ce soit via un courriel auquel il faut répondre à l’instant même, ou un SMS urgent, ou un coup de téléphone.

Finie l’époque des « petits papiers roses » sur lesquels la secrétaire écrivait les messages des gens à rappeler lorsque nous étions absents du bureau. Finies les longues conversations de fin de journée où on pouvait se permettre de refaire le monde. Finis les lunchs qui s’éternisaient jusqu’à 15 h. Finie l’époque où le travail se terminait lorsque nous quittions le bureau. Finie l’époque où nous pouvions nous permettre de lire tranquillement le journal le matin au bureau. Finie l’époque où vivre n’était pas nécessairement travailler.

Aujourd’hui, autant les clients que les collègues, employés et collaborateurs s’attendent à recevoir une réponse dans les 5 minutes suivant l’envoi d’un message. De plus, lorsqu’une personne téléphone, elle envoie aussi un SMS et un courriel afin de s’assurer que le message est bien compris. Aujourd’hui, nous avons appris que le temps était compté et que plus nous avions les moyens de répondre vite, plus il le fallait.

Du côté de la vie personnelle, les choses ont aussi beaucoup évolué. Aujourd’hui, les weekends sont pour plusieurs une course contre la montre. La natation le matin, les cours de violon l’après-midi, et sans compter le repas du soir que nous allons photographier et mettre sur Facebook, Pinterest, Life, Twitter, LinkedIn ou toute autre plateforme. La famille modèle est celle qui prend des photos de sa vie extraordinaire, qui ne se contente pas de vivre, mais qui veut être un « héros » de la vie moderne.

Mais c’est la vie moderne, et c’est tout. Facile de dire que nous aimerions revenir à une époque où nous étions plus zen, où le temps s’écoulait plus lentement. Mais à vrai dire, ce ne serait pas la réalité. La vie a changé, tout comme elle a changé de nombreuses fois depuis le début des temps. Et tout comme la modernité, revenir en arrière n’est pas une option. Il faut donc accepter cette nouvelle vie, l’embrasser, mais sans en devenir les esclaves.

Lorsque nous y pensons, il est facile de voir le romantisme des temps passés et de s’imaginer que la vie était meilleure à cette époque. Encore une fois, les plus vieux vous le diront : la vie n’était pas meilleure, elle était simplement différente.

Cela étant dit, que pouvons-nous faire pour gérer ce brouhaha quotidien qui gruge du temps? Bien sûr, ces éléments nous nourrissent, mais font « perdre » énormément de temps. Du temps qui est de plus en plus précieux aujourd’hui. Ce brouhaha devient à la longue un bruit constant qui occupe l’esprit et qui l’empêche de se concentrer, de focaliser sur les éléments les plus importants. Ce bruit, cette instantanéité constante, cette pression vers la performance, sont des freins à la pensée stratégique ou à la vision à long terme. Nous pensons à court terme : résultats immédiats, changements soudains et, bien sûr, une certaine « pensée magique ». Nous avons l’idée préconçue que les gens et les situations évolueront immédiatement simplement parce que nous avons décidé qu’elles évolueront.

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Alors, voici quelques idées ou conseils que je vous partage afin d’apprendre à gérer le bruit qui vous entoure et qui vous empêche de bien réfléchir.

Le multitasking : un mythe

Les spécialistes vous le diront. Le principal mythe qui est entretenu est celui du multitasking. Notre cerveau n’est pas un ordinateur qui traite au même moment des informations afin d’arriver à un résultat. Bien sûr, de simples gestes comme marcher, manger et bouger sont effectivement des choses possibles. Mais pour ce faire, l’information a dû être intégrée dans des couches plus profondes de notre esprit afin de n’être plus que des réflexes. Mais le traitement de l’information nouvelle sera toujours situé dans la partie consciente de votre cerveau. Donc, en fait, lorsque vous faites « trois choses en même temps qui nécessitent de la concentration, ou du traitement de l’information », vous ne faites que « fermer et ouvrir des tiroirs ».

Donc, en réalité, voici ce qui se passe souvent.

Vous êtes en train de travailler sur un dossier A.
Tout à coup arrive un stimulus B comme par exemple un courriel, indiqué par un « pop-up » à l’écran de votre ordinateur

Qu’est-ce qui se passe? Immédiatement en voyant le stimulus B, votre cerveau coupe une partie de son attention du projet A pour analyser le stimulus B qui vient d’arriver. Vous prenez alors une décision (par exemple celle de ne pas vous occuper maintenant du mail qui vient d’entrer), et vous revenez au projet A. Tout ce processus vous a pris peut-être 5 secondes, peut-être moins, n’est-ce pas?

Cette action très simple peut survenir des centaines, voire des milliers de fois dans une journée. Imaginez le nombre de secondes que vous passez à traiter des informations. Et si en plus, le stimulus est important, vous pouvez passer 5 voire 15 minutes, peut-être plus encore pour la traiter. Imaginez le temps et l’énergie qui est dépensée simplement à vous demander si cette information est pertinente pour vous en ce moment. Multipliez ces minutes par le nombre de stimulations, par le nombre de minutes dans une journée. Vous vous rendrez compte que ce « bruit » utilise une partie importante de votre énergie de concentration.

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Maintenant quelques conseils simples

1 – Libérez-vous du bruit ambiant

Nous l’avons vu, votre cerveau a besoin de concentration afin de bien exécuter les tâches que nous lui demandons tous les jours. Organisez votre journée afin de limiter les stimulus qui le feront sortir de cette concentration. Donc, dit simplement, lorsque vous devez faire une tâche importante, désactivez les notifications de votre ordinateur ou de votre cellulaire. Mettez votre téléphone en mode « avion » lorsque vous avez à discuter ou à travailler.

2 – Triez l’information que vous recevez

Avez-vous véritablement besoin de recevoir tous les jours la liste des soldes de votre magasin préféré, ou de recevoir des recettes de cuisine? Avez-vous besoin de lire à toute heure du jour les activités que vous planifierez lors de vos vacances? Avez-vous besoin de recevoir la liste des activités touristiques de la région d’Édimbourg alors que vous y avez été une seule fois il y a 10 ans? Est-ce que vous êtes inscrit à un grand nombre de liste de diffusion?

Est-ce que cette information est pertinente pour vous? La réponse est simple, mais pleine de sens.

Si oui, gardez-la, et organisez-vous une simple « macro » dans votre boite de courriel afin que ces messages aillent directement dans un dossier que vous pourrez consulter au bon moment, lorsque vous serez disposé à les lire.

Sinon, retirez-vous simplement de cette liste de diffusion. Prenez les quelques secondes que vous prendra l’opération. Ces secondes, voire ces quelques minutes vous éviteront d’en perdre beaucoup plus si vous ne le faites pas.

3 – Une information ou une tâche = une action

Vous le remarquerez, trop souvent, nous passons trop de temps à traiter les informations et les tâches plusieurs fois. Parlons d’un exemple concret.

Vous travaillez sur un dossier A. Vous recevez un courriel qui vous demande de regarder une action sur le dossier B. Vous quittez votre concentration sur le dossier A et vous lisez le courriel. Le mail vous renvoie à un dossier B. Vous analysez la situation et vous vous dites que vous n’avez pas le temps. Vous fermez le courriel B.

Plusieurs heures plus tard, vous retombez sur le courriel B. Vous analysez encore le courriel B pour ensuite vous dire que vous devriez le transférer à un collègue pour faire le boulot. Vous refermez le courriel B.

Plus tard, vous revoyez le courriel B et vous vous dites que vous avez oublié de l’envoyer. Vous l’envoyez au collègue avec une note de s’en occuper.

Le lendemain, votre collègue vous écrit au sujet du courriel B en vous disant qu’il n’a pas le temps de s’en occuper. Il vous dit qu’il le fera dans 3 jours.

Vous lui répondez que ce n’est pas possible le client veut la réponse… et 3 jours plus tard, vous faites un suivi et…

Et vous imaginez la suite…

Cette histoire vous dit quelque chose?
Combien de fois votre cerveau a-t-il traité l’information du mail B?
Combien de secondes, de minutes et au total, d’heures ce fameux mail B a-t-il occupé votre esprit?

En fait, ça ne serait pas si grave si vous n’aviez que ce courriel à traiter. Mais si dans une seule journée vous avez 250 mails de ce genre qui arrivent, imaginez l’effort que vous demandez à votre cerveau. Sans compter que tant et aussi longtemps que ce courriel B n’est pas traité, il reste une préoccupation dans votre cerveau.

Vous avez combien de ces traces récurrentes dans votre cerveau de, courriels B non traités?

Donc, quoi faire dans ce cas?

Dans un premier temps, si vous avez bien fait la distinction entre l’information et le bruit, les courriels B ont moins de chance d’être engloutis dans une mer d’informations moins pertinentes pour vous.

Dans un second temps, vous devez traiter l’information pertinente au bon moment. Au bon moment, vous devez prendre le temps de l’apporter au prochain point d’action. Si vous êtes responsable de l’action, agissez maintenant ou planifiez-la. Si ce n’est pas à vous de la traiter, transférez-la avec des points d’actions précis, ainsi qu’une date de retour. Assurez-vous que chaque action que vous entreprenez sert à faire avancer le dossier, et non pas reporter à plus tard les points d’actions.

En fait, une tâche égale une action.

4— Priorisez, planifiez et exécutez

Nous l’avons vu plus tôt, les tâches doivent être planifiées. Planifiez-les dans votre agenda. Si vous avez l’habitude de faire des listes de tâches, priorisez-les.

Trop souvent, les gens travaillent dans un mode FIFO (First In First Out). Est-ce vraiment une méthode efficace dans le cadre de votre travail? Je ne sais pas pour vous, mais pour la plupart des professionnels, la réponse est non. La gestion par priorité est beaucoup mieux.

Priorisez en fonction des éléments importants et urgents, planifiez les éléments importants, mais non urgents, et oubliez complètement les éléments non importants.

Gardez toujours en tête :

Est-ce que cette information ou cette tâche est pertinente pour vous?

Une fois la tâche planifiée, exécutez-la! Bien sûr, les priorités changeront au cours de la journée ou au cours de la semaine. Prenez le temps de faire les choses efficacement et avec un minimum de perte de temps.

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Finalement, votre temps est l’un des éléments ayant le plus de valeur aujourd’hui. C’est la seule valeur qui est pour le moment impossible « d’étirer ». Il y a, et il y aura toujours 24 heures dans une journée. De plus, il est bien de passer quelques heures à dormir, et quelques heures en famille. Donc, le reste du temps, ne laissez pas le bruit vous prendre ce qui est le plus important pour vous, votre disponibilité mentale. Il en va non seulement de votre productivité, mais de votre santé.

Note: La Persistance de la mémoire est un tableau surréaliste peint en 1931 par Salvador Dalí. C’est une huile sur toile connue dans le grand public sous le titre Les Montres molles et l’un des plus célèbres tableaux du peintre.

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